Хранение приказов по охране труда

Особую категорию составляют обязательные приказы по охране труда в организации. Такие документы могут относиться к разным категориям, в зависимости от цели издания такого приказа и его содержания, отсюда будут вытекать и сроки их обязательного хранения. К тому же, не важно, в какой форме они составлены, в свободной или существует утвержденный шаблон, это никак не повлияет на сроки хранения документа. В категорию приказов по охране труда относятся документы о назначении ответственных лиц по ОТ и безопасности на производстве, регулирующие вопросы контроля условий труда, пожарную и электробезопасность, приказы о проведении инструктажей и создании разнообразных комиссий, приказы об утверждении регламентирующих процессы документов, об организации обучения и некоторые другие. Если не назначить на предприятии ответственных за охрану труда, то вся ответственность при несчастном случае ляжет на первого руководителя, поэтому целесообразно и совершенно законно распределить такую ответственность на лиц, непосредственно отвечающих за вопросы безопасности труда на предприятии по отдельным направлениям деятельности. Все указанные лица обязаны закончить Курсы по охране труда.

 Получить консультацию

Какое время хранятся приказы по организации?

Приказы являются самым распространенным видом организационно-распорядительных документов в организации. Приказы по предприятию бывают трех категорий и делятся на следующие:

• по основной деятельности;
• по личному составу;
• по административно-хозяйственным вопросам.

Универсальных сроков хранения для каждого из перечисленных видов не существует, поэтому внутри каждой из перечисленных категорий подразумеваются подкатегории с индивидуальными сроками хранения до передачи в архив. Регламенты хранения отдельных типов документов разрабатывают Правительство, Федеральное архивное агентство и прочие органы в рамках своей компетенции. В частности документы по охране труда в большинстве относятся к ведению Министерства труда и социальной защиты, а также Минздравсоцразвития РФ, Минздрава РФ и некоторых других.

В результате внесения последних изменений сроки хранения могут быть следующие: постоянно, до минования надобности, до ликвидации предприятия, 75 (50) лет, 10 лет, 5 лет и 3 года. Документы из первой приведенной выше категории в большинстве случаев должны храниться постоянно. Документы из последней категории чаще всего подлежат хранению до 5 лет, так как для них нет особых требований. Каждое ведомство, которое координирует конкретное направление деятельности, вправе самостоятельно регулировать сроки хранения и устанавливать виды документов, которые каждая отдельная организация обязана оформлять и хранить определенное количество лет. На основании таких актов, имеющих силу законодательства, руководство компании издает приказ о видах документов и сроках их хранения. В результате делопроизводители обязаны формировать папки, осуществлять сшив и хранение разных видов документов отдельно в соответствии с принятой номенклатурой.

В последние годы широкое распространение получает электронный документооборот. Для законодательства такие документы приравниваются к бумажным носителям и сроки их хранения полностью соответствуют документарной форме. Причем электронные документы необходимо хранить вместе с цифровой подписью.

Необходимо внимательно разобраться со сроками хранения каждого документа, в противном случае можно получить серьезные штрафы за все уничтоженное раньше наступления сроков. Нормативные акты, определяющие срок хранения приказов организации, постоянно пересматриваются, поэтому важно знать актуальные требования.

Нужно ли каждый год обновлять приказы по охране труда?

Каждый работодатель самостоятельно устанавливает сроки для пересмотра и обновления приказов по охране труда. Если такой приказ не утратил своей актуальности, то необязательно переиздавать его каждый год. В то же время, когда меняются должностные лица, нормативно-правовые документы, упоминавшиеся в приказе или иные условия по охране труда, то приказ придется обновить и утвердить новый организационно-распорядительный документ со свежими данными. Допустим, работник ответственный за охрану труда в организации переводится на новую должность. В этом случае может полностью поменяться обязанности работника и направление деятельности, когда руководство оставляет за ним функции специалиста по охране труда, то в новом приказе будет фигурировать его новая должность.

Дополнительным условием пересмотра приказа по охране труда может выступать нормативно закрепленное требование о пересмотре отдельных документов, которые утверждены такими приказами. Например, инструкции по охране труда, которые необходимо обновлять не реже одного раза в пять лет. Для того чтобы не упустить сроки пересмотра документов необходимо в приказе об их утверждении предусматривать плановый срок пересмотра и ответственное лицо за отслеживание его актуальности.

 Получить консультацию

Сколько хранить Приказы по охране труда?

Министерство труда РФ дало рекомендации по определению сроков хранения приказов по охране труда своим письмом № 15-2/ООГ-1277 от 03.06.2022. Отталкиваясь от сути приказа и его основного целевого назначения, срок хранения приказов по охране труда может быть не ограничен для приказов по основным видам деятельности, такие организационно-распорядительные документы должны храниться постоянно, тогда как сроки хранения приказов по административно-хозяйственным вопросам ограничиваются сроком в 5 лет.Строже всего в конкретной организации подходят к хранению документов, которые касаются:

• списков вредных, опасных факторов и работ на конкретном производстве, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медосмотры;
• норм обеспечения СИЗ, дезинфицирующими средствами и продуктами питания;
• отчеты по оценке вредных и опасных условий труда, а также все сопроводительные документы, включая протоколы, решения, списки мероприятий по улучшению условий труда и прочие;
• списки работников, функционирующих во вредных и опасных условиях;
• расследования несчастных случаев, профзаболеваний и психофизиологических обследований работников.

Охрана труда достаточно серьезное направление деятельности, связанное с вопросами жизни и здоровья людей, поэтому потребоваться такие документы могут достаточно часто и по истечении большого периода времени. Более подробно все указанные выше вопросы можно изучить, записавшись на обучение в учебный центр СЭМС по направлению Организация безопасности труда.