Обязательные документы по охране труда: памятка для СОТа

Разбираем, кто на самом деле отвечает за часто встречающиеся документы по охране труда и как правильно с ними обращаться. Это необходимо для того, чтобы во время проверки было понятно, у кого искать те или иные документы и не получилось ситуации «во время проверки нет документов». 

1. Положения, регламенты, порядки и стандарты

Кто ответственный: за разработку отвечает, как правило, специалист по охране труда, затем документы утверждает руководитель организации
Сколько действуют: постоянно, до актуализации
Сколько хранить в архиве: зависит от содержимого и цели документов, как правило, не более 5 лет. 

2. Приказы и распоряжения 

Формат ведения: бумажный или электронный
Кто ответственный: ответственный за направление, связанное с приказом или распоряжением. Это может быть руководитель подразделения или специалист по охране труда. Документы должен подписать руководитель организации
Сколько действуют: до актуализации
Сколько хранить в архиве: зависит от содержимого и цели документов, как правило не более 5 лет. 

3. Инструкции и правила по охране труда 

Формат ведения: бумажный или электронный
Кто ответственный: инструкции и правила разрабатывает непосредственный руководитель сотрудника, согласует специалист по охране труда и утверждает руководитель организации
Сколько действуют: до актуализации. Срок действия не должен превышать срок НПА, на основании которых документы разработаны
Сколько хранить в архиве: пять лет после истечения срока действия. 

4. Протоколы и удостоверения проверки знания требований охраны труда 

Формат ведения: протоколы проверки знания — либо в бумажном, либо электронном (если у работников есть ЭЦП). Удостоверения сейчас не обязательны к выдаче, поэтому требований к ним не установлено. Рекомендуется руководствоваться требованиями к протоколам
Кто ответственный: председатель комиссии по проверке знания
Сколько действуют: до периодической проверки знания
Сколько хранить в архиве: пять лет. 

5. Журналы регистрации инструктажей по охране труда 

Формат ведения: бумажный или электронный вид
Кто ответственный: журнал ведёт специалист по охране труда или лицо его замещающее (вводный инструктаж), либо ответственный за проведение инструктажа на рабочем месте (руководители подразделений). Журналы регистрации инструктажей на рабочем месте хранятся у руководителя работник
Сколько действуют: до заполнения полностью
Сколько хранить в архиве: 45 лет после окончания заполнения. 

6. Программы инструктажей, обучения и стажировок 

Формат ведения: бумажный или электронный вид
Кто ответственный: документы разрабатывает уполномоченный за соответствующее мероприятие сотрудник, согласовывает специалист по охране труда, а утверждает — руководитель организации
Сколько действуют: до актуализации
Сколько хранить в архиве: пять лет. 

7. Материалы расследований несчастных случаев и профзаболеваний 

Формат ведения: как правило, бумажные дела
Кто ответственный: ответственный за подготовку документов – руководители подразделений, за сбор и формирование дела – специалист по охране труда
Сколько действуют: бессрочно
Сколько хранить в архиве: 45 лет для несчастных случаев, 50 лет для профзаболеваний. Далее они направляются в экспертную комиссию которая решает нужно ли продолжать их хранение бессрочно

8. Материалы специальной оценки условий труда 

Формат ведения: бумажные документы
Кто ответственный: специалист по охране труда
Сколько действуют: специальная оценка условий труда проводится не реже 1 раза в 5 лет, если не подавалась декларация о соответствии (не относится к работникам с вредными условиями труда) 
Сколько хранить в архиве: 45 лет (50 лет – для работников с вредными условиями труда). Сами карты специальной оценки условий труда можно хранить 45 лет, однако для работающих с вредными условий труда их необходимо хранить не менее 50 лет. Далее они направляются в экспертную комиссию которая решает нужно ли продолжать их хранение бессрочно.