8 (800) 222-52-09

Круглосуточно

Заказать звонок
ГлавнаяНовостиКак вести личные карточки учёта выдачи СИЗ в электронном формате?

Как вести личные карточки учёта выдачи СИЗ в электронном формате?


Порядок обеспечения работников СИЗ, утверждённый Приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 №290н устанавливает, что:

Работодатель вправе вести учёт выдачи работникам СИЗ с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учётной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учёта выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки учёта выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учёта о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.

Таким образом, закон прямо разрешает вести именно электронные личные карточки. Здесь следует отметить, что в данном случае под электронной личной карточкой понимается именно наличие соответствующих записей в базе данных в электронном виде. Личные карточки СИЗ не обязательно распечатывать и хранить на рабочем месте, но такую функцию следует предусмотреть.

Помимо ссылки на бумажный документ бухгалтерского учета, персонификация работника при выдаче СИЗ может осуществляться одним из следующих способов:

Квалифицированная электронно-цифровая подпись (ЭЦП) работника и работодателя – самый корректный с точки зрения электронного документооборота, но и самый затратный способ. Требует наличия ЭЦП у обоих сторон. В этом случае распечатки и заверения документа не требуется – достаточно предоставить личную карточку и все привязанные к ней сертификаты ЭЦП. Из-за своей дороговизны и отсутствия квалифицированных ЭЦП у работников, этот способ практически не используется.

Простая электронно-цифровая подпись работника и квалифицированная ЭЦП работодателя. Под простой электронной подписью в данном случае понимается введение работником определённой комбинации известных только ему значений (например, табельного номера и пароля). Этот способ часто используется в вендинговых автоматах для выдачи СИЗ.

В случае использования неквалифицированной ЭЦП все личные карточки при предоставлении в контролирующие органы будут требовать распечатки, заверения и полного соответствия данным документов бухгалтерского учёта, которые в таком случае требуется также приложить, причём данные нужно будет предоставить и по выдаче, и по возврату всех отражённых в личной карточке СИЗ. Этот способ используется крупными организациями с большим объёмом документооборота.

Распечатка формы электронной личной карточки с заранее внесёнными общими сведениями из базы данных, после чего осуществляется внесение дополнительных данных ручкой и проставление живых подписей. Не является электронным документооборотом, а является простой заменой типографской печати личных карточек. Этот способ используется в основном, небольшими предприятиями, у которых небольшой документооборот.

Вне зависимости от выбранной формы ведения личных карточек, в организации рекомендуется разработать «Положение о порядке учёта, выдачи и возврата СИЗ» с которым работников необходимо ознакомить под личную подпись. В этом документе прописать порядок учёта сведений в электронной форме, а также порядок предоставления таких сведений по запросу контролирующих органов (предоставление сертификатов ЭЦП, заверение электронных документов, либо ведение и предоставление бумажных документов).

Материал подготовил А.С. Богданов, эксперт в области охраны труда


Учебный центр повышения квалификации «СЭМС»Контакты:
Адрес:ул. Заставская, д. 33 литера Ж, пом. 106Санкт-Петербург,
Телефон:8 (800) 100-26-02,Факс:8 (800) 100-26-02,Электронная почта: info@dpokurs.ru