Как вести личные карточки учёта выдачи СИЗ в электронном формате?

Порядок обеспечения работников СИЗ, утверждённый Приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 №290н устанавливает, что:

Работодатель вправе вести учёт выдачи работникам СИЗ с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учётной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учёта выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки учёта выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учёта о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.

Таким образом, закон прямо разрешает вести именно электронные личные карточки. Здесь следует отметить, что в данном случае под электронной личной карточкой понимается именно наличие соответствующих записей в базе данных в электронном виде. Личные карточки СИЗ не обязательно распечатывать и хранить на рабочем месте, но такую функцию следует предусмотреть.

Помимо ссылки на бумажный документ бухгалтерского учета, персонификация работника при выдаче СИЗ может осуществляться одним из следующих способов:

Квалифицированная электронно-цифровая подпись (ЭЦП) работника и работодателя – самый корректный с точки зрения электронного документооборота, но и самый затратный способ. Требует наличия ЭЦП у обоих сторон. В этом случае распечатки и заверения документа не требуется – достаточно предоставить личную карточку и все привязанные к ней сертификаты ЭЦП. Из-за своей дороговизны и отсутствия квалифицированных ЭЦП у работников, этот способ практически не используется.

Простая электронно-цифровая подпись работника и квалифицированная ЭЦП работодателя. Под простой электронной подписью в данном случае понимается введение работником определённой комбинации известных только ему значений (например, табельного номера и пароля). Этот способ часто используется в вендинговых автоматах для выдачи СИЗ.

В случае использования неквалифицированной ЭЦП все личные карточки при предоставлении в контролирующие органы будут требовать распечатки, заверения и полного соответствия данным документов бухгалтерского учёта, которые в таком случае требуется также приложить, причём данные нужно будет предоставить и по выдаче, и по возврату всех отражённых в личной карточке СИЗ. Этот способ используется крупными организациями с большим объёмом документооборота.

Распечатка формы электронной личной карточки с заранее внесёнными общими сведениями из базы данных, после чего осуществляется внесение дополнительных данных ручкой и проставление живых подписей. Не является электронным документооборотом, а является простой заменой типографской печати личных карточек. Этот способ используется в основном, небольшими предприятиями, у которых небольшой документооборот.

Вне зависимости от выбранной формы ведения личных карточек, в организации рекомендуется разработать «Положение о порядке учёта, выдачи и возврата СИЗ» с которым работников необходимо ознакомить под личную подпись. В этом документе прописать порядок учёта сведений в электронной форме, а также порядок предоставления таких сведений по запросу контролирующих органов (предоставление сертификатов ЭЦП, заверение электронных документов, либо ведение и предоставление бумажных документов).

Материал подготовил А.С. Богданов, эксперт в области охраны труда

Учёт выдачи СИЗ в электронном формате

Есть много нюансов, о которых следует знать, чтобы правильно вести учет выдачи средств индивидуальной защиты. На сегодняшний день становится популярным электронная система выдачи СИЗ в 2022 г. Разберемся подробнее, в чем отличия между электронным вариантом и обычным бумажным, есть ли польза от электронного формата посредством вендингового оборудования.

Выдача СИЗ 2022

В обязанности нанимателя входит обеспечение бесплатной выдачи рабочему персоналу средств индивидуальной защиты. Делается это по установленной инструкции. Но обязательно должен вестись учет выдачи СИЗ. Заводится карточка в электронном формате, либо по стандарту на бумажном носителе.

Электронный вариант учёта выдачи средств индивидуальной защиты популярен в следующих случаях:

• когда организация осуществляет выдачу СИЗ в большом количестве;
• выдаются СИЗ с пометкой «до износа» и необходимо постоянно осуществлять замену.

Бумажный вариант быстро портится и его можно потерять, в отличие от электронной карточки. Кроме того, на заполнение бумажной карточки уходит много времени. Преимущество всё же отдаётся электронным карточкам.

Главное, что должна содержать карточка, это идентификацию работника, который получил СИЗ. Идентификация может быть следующей:

• подписью;
• посредством вендинговых аппаратов;
• личным пропуском;
• отпечатком пальца.

Если ведётся электронная карточка, то в организации должна быть возможность вывести её на печать. Такой формат карточки должен включать в себя данные о работнике (ФИО, всё о занимаемой должности, дата, когда был принят на работу и прочие изменения во время карьерного роста, данные роста, пола, размера и всех необходимых параметров для выдачи СИЗ), а также указывается подробная информация о выдаваемых средствах индивидуальной защиты. После этого, в карточке указываются подробные данные о фактически выданных СИЗ и о тех, что были возвращены. Всё это подтверждается подписями выдающей и принимающей сторон. В электронном варианте подписи не ставятся. Вместо этого проставляются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении. Можно приложить перечень выданных средств.

Благодаря электронному ведению выдачи СИЗ экономится довольно много времени. Особенно, если заранее подготовить базу данных и внести в неё подходящие позиции с наименованиями и квалификациями. Также, нанимателю не нужно будет тратить время на проведение дополнительного инструктажа по порядку использования, благодаря автоматизированной системе выдачи. Но наниматель обязан обеспечить работников идентификациями и автономным занесением информации о выдаче СИЗ в электронную карточку.

Электронный учет выдачи сиз

Один из способов идентификации – это с использованием вендингового оборудования. Такой способ часто используется для выдачи рукавиц, перчаток, очков для защиты и подобных им. Эти средства относятся к норме «до износа». Например, одни перчатки на производстве могут изнашиваться в течение нескольких недель, а другие – в течение нескольких часов. Несмотря на время, затрачиваемое на износ, СИЗ выдаются под подпись, отпечаток пальца или иной способ идентификации работника.

Почему электронный вариант лучше? Хотя бы потому, что при заполнении бумажных версий специалисту нужно будет вручную вносить записи в больших объёмах и осуществлять регулярную их замену. В электронной версии личных карточек тоже нужно много заполнять, но в этом случае данная процедура проходит быстрее.

Преимущества выдачи средств индивидуальной защиты при помощи вендингового оборудования:

• рабочее время можно грамотно спланировать. Вендинговое оборудование экономит много рабочего времени не только рабочего, но и специалиста, который занимается заполнением личных карточек;
• имея электронную базу данных, работники сами имеют возможность изучить данные о выданных в работу средств. Таким образом, минимизируется риск получения травм. Кроме того, если специалиста нет на месте, то работник в любом случае сможет получить СИЗ;
• СИЗ используется максимально рационально. Благодаря вендинговому оборудованию можно выставить необходимый лимит по выдаче средств индивидуальной защиты для определённых работников. Так как в базе указываются все данные сотрудника, то это заставляет придерживаться правил эксплуатации.

Вендинговое оборудование помогает упростить ведения учета СИЗ. Идентификация проходит, обычно, при введении именного пропуска или по отпечатку пальца. Само оборудование работает через интернет, соответственно, все данные обновляются и проходят синхронизацию даже без помощи специалистов. Таким образом, мы получаем удобный и практичный вариант ведения учёта выдачи средств индивидуальной защиты для обоих сторон: получателя и выдающего.