8 (800) 222-52-09

Круглосуточно

Заказать звонок

Как упростить работу: 5 действенных способов

Работа как руководителя, так и специалиста по охране труда, требует высокой концентрации. Вы ежедневно обрабатываете огромный поток информации и кажется, будто вот-вот наступит профессиональное выгорание? 

Мы подготовили 5 действенных способов, которые упростят работу и сэкономят уйму ценного времени!

Используйте инструменты бережливого производства — систему «5С» 

Она включает в себя пять принципов:

1. Cортировка: отделите необходимые инструменты и документы от ненужных;

2. Cоблюдение порядка: обеспечьте удобный и быстрый доступ к необходимым документам и оборудованию;

3. Cодержание в чистоте: обеспечьте регулярную проверку оборудования и инструментов;

4. Cтандартизация: составьте регламент действий на рабочем месте. Это могут быть инструкции и памятки, информационные стенды, чек-листы и прочее;

5. Cовершенствование: поддерживайте и совершенствуйте выполнение первых четырех пунктов

С помощью этой системы вы можете не бояться, что работник, у которого все на столе разложено по-своему, уйдёт в отпуск и его материалы будет не найти. Также эта система хорошо применима в цехах – больше не потребуется искать в огромном ящике с инструментами гаечный ключ на 24, если установить, что все отсортированные строго по размеру ключи лежат в левой секции верхнего ящика верстака.

✅ Изучите дополнительные возможности офисных программ

Простой пример – таблицы. Большинство делают их сначала в формате Excel, когда требуется производить расчёты, а потом переносят в Word для того, чтобы отправить их на печать. Однако, если изучить все настройки меню, включая скрытие и объединение ячеек, отображение таблиц на всю страницу при печати, компоновку страниц и другие приемы, окажется, что все таблицы можно распечатать и из Excel в нужном вам виде, не тратя время на их перенос и адаптацию.

✅ Работайте с фильтрами и условным форматированием и в других программах

Для работы с большими массивами данных рекомендуем изучить фильтры и условное форматирование – это поможет сразу при открытии таблиц выделять другим цветом то, на что необходимо обратить внимание (например, отрицательные значения, окончание срока, текст вместо числа и многое другое).

Также не забывайте, что большинство данных можно «импортировать» и «экспортировать» без потери форматирования. Фильтрацию и условное форматирование можно настроить практически во всех офисных программах, включая 1С. Так, из огромного списка данных выбираются и подсвечиваются только те, которые необходимы именно вам. Например, что подходит срок периодического медосмотра работника, либо у работника заканчивается срок носки СИЗ. Самое главное, что это делается у каждого пользователя и на каждом компьютере отдельно от других – не нужно постоянно звать системного администратора, чтобы он настроил вам эти фильтры.

✅ Используйте штампы

При необходимости вписывания от руки одинакового набора данных (например, полную должность, фамилию имя отчество, шаблоны резолюций «согласовано», «в приказ», «утверждаю» и другие) используйте штампы. Штампы очень сильно упростят задачу, если вы согласовываете, например, десятки документов ежедневно. Достаточно сделать штамп с клише «Должность, Ф.И.О., место для подписи и даты» и/или штампы с резолюциями. Также для проставления даты можно использовать специальный датированный штамп. Однако при пользовании штампами не увлекайтесь и помните: никогда не используйте факсимильную подпись в документации по охране труда. Любая подпись должна быть только живой, проставленной собственноручно. Не позволяйте подписывать документы по охране труда кому-либо за другое лицо.

✅ Применяйте возможности дистанционных технологий

Например, получите квалифицированную электронную цифровую подпись на себя, как должностное лицо, если вы подписываете юридически значимые документы. В этом случае они имеют полную юридическую силу наряду с бумажными, но при этом существенно сократятся расходы на пересылку, либо курьерскую доставку такой документации. Практически всегда ЭЦП необходима первым лицам и другим руководителям, однако в некоторых случаях оформить её может быть выгодно и линейным работникам, которые являются материально ответственными лицами.

Применение таких простых инструментов позволит сделать рабочий процесс более удобным и позволит высвободить время и силы для главной задачи любого руководителя и специалиста по охране труда – повышение уровня безопасности условий труда.

Материал подготовил А.С. Богданов, эксперт в области охраны труда 


Курсы по охране труда вы можете найти здесь

Учебный центр повышения квалификации «СЭМС»Контакты:
Адрес:ул. Заставская, д. 33 литера Ж, пом. 106Санкт-Петербург,
Телефон:8 (800) 100-26-02,Факс:8 (800) 100-26-02,Электронная почта: info@dpokurs.ru