Замена молока денежной компенсацией

Выдача работникам молока или других равноценных пищевых продуктов может быть заменена выплатой по письменным заявлениям работников, если это предусмотрено коллективным договором и (или) трудовым договором. (приказ Минздравсоцразвития России от 16.02.2009 №45н).

Напомним, что молоко или другие равноценные продукты полагаются тем работникам, на местах которых обнаружены превышения установленных нормативов по результатам СОУТ: химическим, биологическим и некоторым физическим факторам, в соответствии с приложением к указанному приказу. Работодатель может из собственной прибыли выдавать молоко также и иным категориям работников.

Для того, чтобы работодателю организовать компенсационную выплату за молоко, необходимо:

• Внести в локальные акты, коллективный договор или трудовой договор запись о возможности реализации права на компенсацию, а также порядок этой записи и размер.

• Прописать порядок определения размера компенсационной выплаты (размер должен быть сопоставим со средними ценами на молоко в регионе). Средние цены можно определять на основании открытых данных Росстата, также на своих официальных сайтах комитеты по труду региона публикуют ежемесячно среднюю стоимость.

• Желательно установить, что заявления начинают действовать с первого числа следующего месяца, для обеспечения корректности учёта смен по табелю рабочего времени. Необходимо учитывать, что цена указана за 1 литр, а за каждую рабочую смену, вне зависимости от её продолжительности, работнику положено 500 мл. молока.

• Собрать с работников письменные заявления, при этом с целью обеспечения корректного учёта рекомендуется вести две базы данных: на лиц, получающих молоко и на лиц, получающих компенсационную выплату.

• В случае использования автоматизированных систем рекомендуется формировать и проставлять соответствующие признаки в базах данных – получает работник молоко или выплату, и с какой даты, эти сведения использовать при формировании расчётного листка. Указанная выплата должна быть отражена в качестве начисления, но в соответствии с действующими требованиями налогового законодательства, она не облагается НДФЛ – если выдача молока предусмотрена работникам с вредными условиями труда. Если молоко выдаётся тем работникам, у которых нет вредных условий труда, то данная выплата подлежит обложению НДФЛ, так как это уже учитывается как дополнительный доход.

В общем порядке выплата осуществляется применительно к заработной плате за истекший календарный месяц, при окончательном расчёте и не включается в аванс. Исходя из средней стоимости одного литра молока за прошедший месяц, работодатель приказом устанавливает сумму выплаты, в соответствии с которой бухгалтерии необходимо произвести начисления.

Далее в соответствии с табелем определяется количество фактически отработанных смен, и путём умножения определяется количество литров молока за которые полагается компенсация (из расчёта 500 мл. за смену), т.е. в 2 раза меньше чем количество смен. Установленный приказом размер компенсационной выплаты умножается на количество литров.

Следует также отметить, что работнику необходимо предоставить и обратное право – получать молоко в натуральном виде вместо денежной компенсации. В этом случае работником также оформляется заявление, и после его регистрации, с первого числа следующего месяца работник исключается из соответствующих баз данных, его непосредственному руководителю направляются сведения о необходимости снова выдавать ему молоко.

Материал подготовил А.С. Богданов, эксперт в области охраны труда